Düzensizliğin Hikayesi

İdari ve Mali İşler ;

Bir işletmenin / Ofisin / Büronun / Fabrikanın İş ve Personel İdaresi ile Mali işlemlerine ait iş ve bilgilerinin üretildiği / kayıt edildiği Yönetim ve Organizasyonun ana omurga yapısıdır.

İşletme Bünyesindeki İdari ve Mali İşler Departmanının iki görevi vardır;

1) Firmanın ticari hareketlerinden ve Firmanın gidişatından haberdar olmak isteyen Firma Sahibi, Ortak veya Yöneticilerine karşı görev ve sorumluluklarını yerine getirmek,

2) Firmanın, ticari hayat içerisinde maddi olarak etkileşime girdiği diğer tüm Ticari ve Beşeri unsurların herbirine, firmanın ticari faaliyeti esnasında oluşan bilgi, belge ve dokümanları ibraz etmek veya yetkisiz kişilerin ticari sırlara erişimini engellemektir.

Aşağıda, Yönetim Danışmanlığı işinin çözüm ürettiği bazı konuları, tecrübelerimiz ışığında özetlemek istiyoruz.

İdari ve Mali İşler departmanlarında geçen 25 yıldan fazla mesleki tecrübemizde gördük ki ticari faaliyette bulunan firmalarımızda;

Satışı yapılan Ürün veya Ticari Malların müşteriler bazında, koleksiyonlar bazında veya ürün grupları bazında Pazarlama, Satış ve Dağıtım Analizleri yapılamamış

Firmaların Faaliyet Kârlılığının takibi için gerekli olan Başabaş Noktaları hesaplanmamış, İşletmeler sattıkları üründen Kâr etmelerine rağmen Başabaş noktası altında kaldıkları için özkaynaklar günden güne erimiş,

Faaliyet Başabaş Noktası, Finansal Başabaş Noktası ve hatta müşteriler bazında Başabaş Noktası analizleri yapılmadığı için firmalar Kârlı Ticaret yapmalarına rağmen aylık ödemeler dengesinde zarar etmiş,

Stok Devir Hızları sağlıklı analiz edilememiş,

Cari hesaplar, Stok sistemleri, Sevkiyat veya MalKabul Sistemleri kurulamamış

Sürpriz giderler ve harcamalar hep son dakikada masaya gelmiş ve Vadesi Belli Olan Ödemeler İçin Ödeme Planları yapılamamış,

Bütçe hesaplamaları, Firma Performans hesaplamaları ve daha birçok durum değerlendirme raporları kullanılamadığı için Firmalar 5 duyusundan yoksun bir şekilde zorlu ticaret arenasında şansları nisbetinde hayatta kalmaya çalışmış,

Cari Tahsilât Performansı dönemsel olarak irdelenememiş,

Müşterilerin ödeme performansı karne haline getirilip takip edilemeyince, en çok sıkıntı yaşatan müşteri, arka taraftaki sıkıntılı müşterilerden oluşan ormanın görülmesini engellemiş,

Firmanın sektörüne göre Mevsim veya Sezon Etkileri hesaplanamadan Firma çekleri yazılmış ama ölü sezonda bu evraklar ödenemeyince Kredilere başvurulup Öz Kaynaklar zamanla eritilmiş,

Firmanın yaptığı ciro, sanki tahsil edilmiş gibi hesaplamalar yapılıp hayali tahsilatlarla gerçek borçlara girilmiş, ancak “kasaya girmeyen kârın, kâr olmadığı” bilgisi, kağıt üzerindeki hesaplamaların arasında kaybolmuştur.

Bütün bu sorunlar yaşanırken;

Üretim, Planlama, Pazarlama, Dış Ticaret, Sevkiyat ve İdari ve Mali İşlerden sorumlu personel ve Yöneticiler kendi işlerini layığı ile yapmış, İşveren ve Vekili Yönetici de kendi işini layığı ile yapmıştır.

Her departman kendi işini layığı ile yapmış ancak, büyük resmi görebilmek için gereken bakış açısı birtürlü oluşturulamamıştır.

Çünkü;

Yukarıdaki sorunların ve daha birçok yönetimsel problemin sebebi ; Üretim, Planlama, Pazarlama, Dış Ticaret, Sevkıyat, İdari ve Mali İşler ve Yönetim’in Koordineli ve Entegre Bilgi üretmesi sonucunda oluşan verilerin, irdelenmesi ile önlenebilecek sorunlar veya yapılabilecek yönetimsel operasyonlardır.

Sonuç Olarak;

Bu işlem ve analizler, İşletmenin, işini yaparken oluşturduğu bilgileri, belli bir bağlantı ağı ile tek merkezde toplayıp, bu bilgi havuzunu iyi analiz edebilmekle yapılabilecek operasyonlardır. İdari ve mali işler departmanının bu bilgileri analiz edebilmesi ve sistemin birer ürünü olarak belli periyotlarda Yönetim’e sunması için, günlük ve belli periyotlarda yaptığı işlemleri güncel bir şekilde yapabilmesi ve katma değeri yüksek analiz ve raporlamalar için kaliteli çalışma vakti oluşturması gerekmektedir.

Sistemi olmayan bir idari ve mali işler departmanı, raporlama ve analizler için hiçbir zaman “kaliteli iş zamanı” ayıramayacaktır. ilgili idari personelin özverisi ile bir ay veya iki aylık birsüre için bazı analiz ve raporlar oluşturulabilse bile idari ve mali işlerde sistemli bir mesai kurgusu olmaz ise istikrarlı bir raporlama veya analiz hizmetinden söz edilemeyecektir. Özverili çalışmasına rağmen sonuç alamayan personel veya kısım sorumluları er yada geç sorunlar yumağına dönen işlerin arasında bunalıp istifa edecek ve işletmenin idari anlamda belkemiği olan idari ve mali işler departmanı, eskisinden daha da istikrarsız bir sürece doğru sürüklenecektir. İşine kendi işi gibi sarılan özverili mesai arkadaşlarımızı kaybetmek pahasına çözümleri ötelemek, çok kıymetli kurmaylarımızı kaybetmemize sebep olabilir. Ticari faaliyetimizdeki idari hedeflerimizden biriside “Özverili kadromuzla daha sağlıklı ve daha tutarlı şekilde büyümek ve kalkınmak” değil midir?

Bütün bu tespitler ne kadar mantıklı ise Firmanın, İdari ve Mali İşlerinin akılcı ve sonuç odaklı bir Yönetim Sistemine olan ihtiyacı da en az bu tespitler kadar mantıklıdır.

Limon Finans ve İşletme Yönetim Danışmanlığı, yukarıda kısaca bahsedilen sorun ve sistemsel aksaklıkların ve daha birçok eksiğin farkındadır. İdari ve Mali İşlerin farklı departmanlarında geçen 25 yıldan fazla olan Mesleki kariyerinde birçok senaryoyu, birçok farklı formatta görmüş ve çok sayıda alternatif çözüm ile irili ufaklı onlarca firmanın Yönetim sisteminde Detaylı, Sonuç Odaklı, Analitik ve Sorgulanabilir çözümler üretmiştir. Bu bilgi birikimi ve her geçen gün edindiği tecrübeler ile firmanızı İdari ve Mali açıdan yönetmenize yardımcı olmak için hazırdır.