Küçük ve Orta Ölçekli Bütün İşletme ve Şirketlerin Bilgi İşleme Merkezi

Ön Muhasebe

Ön Muhasebenizden Şikayetçi misiniz ?

İŞVERENLER VEYA YÖNETİCİLER AÇISINDAN

İşveren yönünden Ön Muhasebe

Ön Muhasebesinden memnun olmayan işveren, Ön Muhasebe personelini değiştirerek sorunu çözeceğini düşünür çoğu zaman.

İşveren, kariyer sitelerine "Ön Muhasebe Personeli aranıyor" başlığı ile ilan verir. Bu ilana müracaat eden her 100 kişiden 90'ının öz geçmişinde, Ad ve Soyad bilgisinden başka bir detay yoktur. Personel adayı "hobilerim" kısmını doldururken gösterdiği özeni, iş tecrübelerini yazarken gösteremediğinden, adayların %90'ını iş görüşmesine çağırabilmek için en ufak bir tutar dal bulunamaz.

İş ilanına müracaat eden adayların %10'unun öz geçmişinde, en azından birer cümle olsa bile, ne iş yaptıkları, hangi işleri tecrübe ettikleri anlaşılır vaziyettedir. Bu %10'luk kısım içerisinde 2-3 tane de güzel ve özenli yazılmış öz geçmişlere rastlanır.

Ön Muhasebe Personeli arayışı ilanına müracaat edenlerin arasından 20 kişi seçilir, 20 kişi cep telefonlarından aranır, 15-16 kişi cep telefonunu açar, bu 15-16 kişi ile randevulaşılır. Randevuya gelmek üzere bilgi veren 15-16 kişiden 7-8 kişisi randevuya gelmez.

İş görüşmesine gelen 7-8 kişi içerisinden 2-3 kişi, iş görüşmesine başladığı anda, cumartesi günü tatil olmadığını öğrenince hevesi kaçar ve iş görüşmesini zihninde çoktan bitirmiştir.

Yüzlerce başvuru arasından elimizde kala kala 3-4 kişi kalmıştır.

 

Bu 3-4 kişi içerisinden;

 

Bir tanesi; Ulaşım sebebi ile işe alınamaz. İşe alsanız da 3 vasıta ile işe geleceği için 20 gün sonra yeni iş bulduğunu söyleyip ayrılacaktır.

Bir tanesi; Herşeyi ile aranan özellikleri, vasıfları arasında barındırmaktadır, ancak iş görüşmesini biraz uzattığınızda, ufak tefek psikolojik sıkıntıları olduğunu farkedersiniz.


En sonuncu personel adayına sıra gelince; İşsiz olmasına hayret ettiğiniz bir kişi karşınızda duruyordur. İşsiz olması'nın, sizin için bir şans olduğunu düşünürsünüz. Uzun zamandır istikrarsız olan Ön Muhasebe departmanınız artık aranan personele kavuşmuştur. 

İşe aldığınız yeni mesai arkadaşınız; Gayretli, hevesli, sorumluluk almakta istekli, dinamik, enerjik ve zekidir. Tecrübesi eksik olsa da kısa zamanda muhasebe programını öğrenmiştir. İşletmedeki tüm personele kendisini sevdirmiş, kişisel ilişkilerinde kalpleri kazanmayı başarabilmiştir.

Ancak;

Yeni arkadaşımızın işbaşı yapmasının üzerinden 1-2 ay geçtikten sonra, ön muhasebedeki işlere iyice adapte olmasına müteakip, işler yoğunlaşmaya başlamıştır. Gündüzleri telefon susmuyor, müşterilerin istekleri bitmiyor, günlük yapılan işler 2-3 gün geriden muhasebe programına işleniyor ve günlük işlere yetişmek yavaş yavaş daha da zorlaşmaya başlıyordur.

Yeni arkadaşımız, işe başladığı dönemde "Birikmiş işler"i bitirmek için akşamları fazla mesaiye kalmakta ve "birikmiş işler bitince rahatlarım" diyerek kendini motive etmektedir. Fakat 2 ay geçmesine rağmen akşam mesaileri hala devam etmektedir.

 

Yeni arkadaşımız, İşverenine; "Abi, ben çok sıkışıyorum, yanıma birini alsak, sadece telefonlara baksa yeter, artık yetişemiyorum. akşamları mesaiye kalıyorum ama hala günceli yakalayamıyorum" der.

İşveren; "Bir önceki personel aynı taleple geldiğinde, "Yahu, üç tane fatura, beş tane banka işliyorsun. gündüz face'de gezeceğine, işini yap, akşamları da mesaiye kalmamış olursun" demişti. Bu diyalogdan sonra, eski personel gizlice iş aramaya başlamıştı. İki günde bir türlü bahanelerle "iş görüşmesine gitmek için" izin isteyen eski personeli, işveren işten çıkartmıştı.

 

Yeni arkadaşımız da ilave personel talebi ile gelince, işveren bu defa "demekki yetişmiyor" diye düşünerek; "Peki,yanına birisini bul ama ben kariyer sitelerine ilan vermem, kendi çevremizden arayıp bulalım" der ve ikinci personel de yakın çevreden bulunup işbaşı yaptırılır.

Bu defa Ön Muhasebe departmanında yeni arkadaşımız ve çırağı olarak 2 kişi çalışmaktadır fakat, işler yine yetişmemekte, Ön Muhasebe Sorumlusu Yeni arkadaş ve yeni çırağı akşamları mesaiye kalmaktadır.

"Ha gayret" der Ön Muhasebe Sorumlusu arkadaş ve çırağı. İki kişi oldukları için 1 ay kadar sonra işler yoluna girmiş, akşamları çok geç saatlere kadar çalışma geleneği bitmiştir. Yine günlük işler çok yoğundur fakat akşamları çok geç çıkmadıkları için mesai sonrası dinlenilebilmektedirler.

Bu güzel günler 3-4 ay sürmüştür. 3-4 ay sonra, sezonun en yoğun dönemi geldiğinde bu defa mesailer akşamın değil gecenin geç saatlerine kadar sürmektedir. Her iş yarım, her hesap güvenilmez şekilde işlenmektedir. Cari hesaplarda hatalar görüldükçe işveren iyice çileden çıkmaktadır. Alacaklar tahsil edilemiyor, borçlar geciktiriliyor ve adeta işletme uçarken, işveren ve tüm personel işletmeye yetişmekte zorlanıyordur.

Hatalar zamanla büyümeye başlar, İşverenin Ön Muhasebe üzerindeki baskısı iyice artmaktadır. 

En nihayetinde Ön Muhasebe Sorumlusu arkadaşımız, çırağına "İş arıyorum, haberin olsun" der. Ertesi hafta pazartesi günü İşverene gider ve "abi, hakkını helal et, ben daha rahat bir iş buldum, ayrılıyorum" der. İşveren son günlerde Muhasebe Sorumlusu arkadaşımızın ayrılacağını hissettiği için "hayırlı uğurlu olsun, ben yeni birisini bulayım, sen, yeni arkadaşla en azından 1 hafta çalış, ondan sonra ayrılırsın, olur mu" der ve ayrılık süreci başlar.

Ve işveren, çırağın üzerine Muhasebe Sorumlusu alacağı için, kariyer sitesine girer ve yeni bir ilan yazar

"Ön Muhasebe Sorumlusu aranıyor."

Limon Yönetim Danışmanlığının kıymetli ziyaretçisi; Kariyer sitelerine verilen "Ön Muhasebe Sorumlusu Aranıyor" ilanından sonraki süreci yukarıda elimizden geldiğince detaylı bir şekilde anlattık. İşveren, bu ilanı vererek süreci yeniden başlatmış, bir sonraki personel ilanına kadar personel arayışına ara vermiştir.

ÖN MUHASEBE PERSONELİ 1  -  1,5 YILDA BİR DEĞİŞEN FİRMALARDA,

 

STANDART YAŞANANLAR;

- FAZLA MESAİ YAPILIR

- ÖN MUHASEBE PERSONELİNİN İŞTEN AYRILIŞI HERZAMAN GERGİN BİR HAFTADAN SONRA GERÇEKLEŞİR

- İŞVEREN, HERZAMAN ÖN MUHASEBENİN İŞLERİNE VAKIF OLMAYA ÇALIŞIR

- İŞVEREN, ÖN MUHASEBEYİ KONTROL ETMEZ İSE İPİN UCUNU KAÇIRACAĞINI DÜŞÜNÜR

- İŞVEREN, ÖN MUHASEBENİN İŞLERİNDEN DOLAYI MESAİYE KALMA EĞİLİMİNDEDİR.

- CARİ HESAP MUTABAKATLARI YAPILAMAZ

- TAHSİLAT DENGESİ BOZUKTUR,

- FİRMA SİPARİŞLERİ YETİŞTİREMEZ ANCAK CİROLAR TAHSİLATA DÖNÜŞEMEZ.

- İŞVEREN KENDİ İŞİ YERİNE ÖN MUHASEBE YAPTIĞI İÇİN PAZARLAMA ÇOK ZAYIFTIR. DOLAYISI İLE KÂR MARJI DÜŞÜKTÜR.

- İŞVEREN KÂRLI SATIŞTAN ZİYADE NAKİT SATIŞ YAPMA İÇ GÜDÜSÜYLE HAREKET EDER

v.s. v.s. v.s. v.s.

Limon Yönetim Danışmanlığı Der ki;

- ÖN MUHASEBENİN DÜZENSİZLİĞİNİN SEBEBİ PERSONELİN YETERSİZLİĞİ DEĞİLDİR.

- ÖN MUHASEBE, İŞLETMENİN DÜZENSİZLİĞİ SEBEBİ İLE YETERSİZ KALIR.

- ÖN MUHASEBE İŞLETMENİN OMURGASIDIR.

- ÖN MUHASEBE İŞLETMENİN SİNİR SİSTEMİDİR.

- ÖN MUHASEBE İŞLETMENİN BEL KEMİĞİDİR

- İŞLETMELER, BİLGİ AKIŞ SİSTEMLERİNİ KURAMAZLAR İSE ÇALIŞA ÇALIŞA BATARLAR. 

- İFLASIN SEBEBİ ÖN MUHASEBE DEĞİLDİR.

- YÖNETİCİ VEYA İŞVERENLER, YAPTIKLARI TİCARETİ İYİ ANALİZ EDEMEZLER İSE İFLAS ETMEYE MAHKUMDURLAR.

Ön Muhasebenizden Şikayetçi misiniz ?

ÖN MUHASEBE SORUMLULARI VE PERSONELLERİ AÇISINDAN

Üzülerek belirtmek isteriz ki ;

İşletme veya Şirketlerin bünyesinde çalışan Ön Muhasebe Personeli arkadaşlarımız, çok ciddi seviyede stres altında çalışmaktadırlar. 

Çünkü;

"Ön Muhasebe" departmanı'nın, belli bir görev tanımı yoktur. Şirket bünyesinde yapılması gereken hertürlü yazı-çizi işinden sorumlu olan Ön Muhasebe Personelleri, adeta işletmenin her işine koştururlar. Bir bakarsınız terminalden müşteri karşılamaya giderler, bir bakarsınız Şirketin aracını TÜVTÜRK muayenesine götürüler. 

Ön Muhasebe Sorumlusunun Başlıca Görevleri ;

Kısaca Satınalma & Satış ;

- E-mail, Faks veya Telefonla gelen siparişleri alır

- Ürün fiyat ve stok bilgisine göre müşteriye bilgi verir

- Satış siparişi ve stoğu karşılaştırarak en uygun fiyatlı Satınalma siparişini oluşturur

- Tedarikçi firmaya Satınalma siparişini verir

- Satınalma işlemi gerçekleşirse, stoktaki mallarla birlikte gelen siparişi sevk etmek için hazırlatır

- Satış işleminin İrsaliyesini düzenler (Muhtemelen her müşterinin ayrı bir satış fiyatı olduğundan, fiyat listelerine dikkat eder)

- Sevkedilecek malın boyut ve miktarına göre ambar diye tabir edilen nakliyeciyi veya kargo firmasını arar ve sevkiyatı organize eder

- Kargoya veya nakliyeye malların teslim edilmesini sağlar

- Gün içerisinde sevk edilen malların raporunu akşam veya ertesi sabah Yönetime verir

Kısaca İhracat;

- Yöneticinin takibinde olan üretim veya stoktan çıkmak üzere hazır bulunan malların, ihracat için hazır olduğunu öğrenince;

- Sevkiyat personelinin hazırladığı çuvalların başına gider

- Her bir çuvalın veya kolinin desi (metreküp) bilgisi ile net, brüt kilolarını tek tek kontrol eder

- Sevkiyatı yapılan malların ürün kodlarını ve stok tanımlarını kontrol eder

- Elde yaptığı listeyi ÇEKİ LİSTESİ'ne dönüştürür,

- Toplam sevkiyata ilişkin Proforma Faturayı, çeki listesini, metreküp bilgisini, brüt ve net kilo bilgisini bilgi formları halinde hazırlar

- Sevkiyatın gemi-kara veya uçakla gönderilmesi durumuna göre gümrükçüyü, yurtiçi nakliyeciyi, yurtdışı nakliyeciyi ve yurtdışı müşteriyi bilgilendirir. 

- Kapıya yanaşan TIR yüklenirken, elindeki çeki listesiyle kontrol ederek bizzat yüklemeye refakat eder

- TIR hareket ettikten sonra Türkçe Faturayı, İrsaliyeyi, Çeki Listesini (Mal alış kg/mt - ihracat çıkış kg/mt Hatasız olacak şekilde) gümrükçüye gönderir. (2008-2009 yıllarında ATR belgesini Ön Muhasebecinin doldurduğuna şahit olmuşluğumuz vardır)

- Mal, müşteriye ulaşana kadar bütün güzergahı belirli aralıklarla kontrol eder.

- Yurtdışı müşterisi malı çekeceği zaman satışın şekline göre bankaya gelen bedeli yöneticisine bildirir, malın serbest kalmasını sağlar

- İhracat gerçekleştikten sonra, sözkonusu ihracatla ilgili tüm evrakları gümrükçüden alır, ihracat beyannamesinin kapanıp kapanmadığını kontrol eder.

- Muhasebe programına ihracatın kayıtlarını işler, ihracatın evraklarını bir takım halinde SMMM ye ibraz etmek üzere hazırlar.

- İhracatın bedeli taksitler halinde ödenecekse, son taksit ödenene kadar, yurtdışı müşteriden gelen bedelleri tek tek takip eder. İhracat bedeli tamamen gelene kadar her hafta yöneticisine bilgi verir.

Kısaca Banka & Kasa hareketleri;

- Günlük kasa işlemleri rutin bir şekilde takip edilir

- İşletmedeki yani üretimdeki personelin küçük işletme malzemesi alımları, personelin avans talepleri, kargo ödemeleri, mutfak veya çay ocağının ihtiyaçları, damacana su, dışarıya çıkan personelin yol paraları, ufak tefek ikramlar için ödenen bedeller gibi gün içerisinde aralıklı bir şekilde gerçekleşen ödemeler yapılır, kasa defterine ve bilgisayara işlenir.

- Nakit ödeme yapan müşteriler her haftanın belli bir günü aranır, haftalık tahsilat için gelineceği bildirilir

- haftalık nakit çıkış bütçesini denkleştirebilmek için sık sık tahsilat amaçlı müşteri mutabakatı yapılır.

- Tedarikçiler, tahsilat amaçlı olarak ayda bir defa veya tahsil etmeleri gereken cari bakiye kalmayana kadar, tahsilat amaçlı mutabakat isterler. Bu talepler de cevaplanır. 

- Yöneticinin yapacağı ödeme için çek çıkış bordroları, nakit çıkış evrakları düzenlenir

- Pos veya mail order tahsilatları yapılır

- tüm tahsilat ve ödemeler muhasebe programına işlenir

- Genelde her sabah banka gözlemleme şifreleri ile bankaya gelen veya yönetici eliyle bankadan ödenen bedeller muhasebe programına işlenir.

- En az haftada bir Alacak ve Borç bakiyeleri yöneticiye verilir.

- Tura çıkacak pazarlamacı veya Yönetici var ise TUR güzergahına göre müşterilerle mutabakat yapılır, ekstreler müşterilere gönderilir

Diğer işler ;

- Mesaiye gelen personelin puantajları tutulur. Parmak izi ile veya kart ile puantaj kaydı tutan program, hergün kontrol edilir.

- Parmak izini veya kartını giriş ve çıkışta okutmayı unutan Erkan abi ile Aysun hanım haftada en az bir kez ikaz edilir.

- İzin alan personellere izin kağıtları doldurulur (Ön Muhasebe'nin haberi olursa tabi)

- En az 2 ayda bir, rapor alıpta ön muhasebeye vermeyen olursa, SGK nın keseceği cezanın maaştan kesileceği söylenir, ancak ne hikmetse 3-4 ayda bir rapor alıpta söylemeyen bir personel çıkar. Maaşından herhangi birşey kesilmemesine rağmen, yöneticiden dikkatli olunması ile ilgili ikaz gelir.

- Ofiste su biterse, su söylenir. Şirkete müşteri geliyorsa, müşteriye yol tarif edilir (Whatsapp ve yandex'ten önce)

- Geçen haftadan veya önceki haftadan "Ödeme yapacağım" sözü veren müşteriler aksatılmadan aranır

- Bankadan kredi çekebilmek için mali veriler SMMM den istenir, gelen mali veriler bankalara gönderilir

- Bankanın fazladan kestiği EFT Havale komisyonlarının iptal edilmesi için bankacıyla görüşülür

- Sevkiyatı yapılamamış siparişlerin listesi yöneticiye verilir, Tedarikçi veya Fasoncu aranır, işin ACİL olduğu söylenir.

- KDV kontrolü için SMMM gelmeden önce irsaliyesi gelipte faturası gelmeyen mal var ise tedarikçi aranır. Tedarikçi "Faturaları henüz kesemedim, bu hafta keseceğim" der. Hoş sohbet arasında SMMM nin sıkıştırdığı söylenir, anlayış beklenir. 

- Kasa harcamalarından biriken yazarkasa fişlerinin fotokopileri çekilerek (Yazarkasa fişindeki yazılar zamanla silinmektedir.) dosyalanır.

- Satış faturaları kontrol edilir, numara boşluğu kalmış mı, iptal edilecek fatura var mı? faturalar tarih sırasında mı? gibi kontroller bitince toplu halde kargo fişleri işlenir.

- Ay içerisinde sık sık "angarya" diye tabir edebileceğimiz bilimum işler yapılır.

- Her hafta yönetime raporlar verilmesi gerekir, elden geldiğince istenen raporlar verilmeye çalışılır.

Ön Muhasebedeki Sorunlar ;

Bilgi Akış Sistemi kurulamamış olan Ön Muhasebe departmanlarında;

Genelde

 

- Ön Muhasebe departmanları 1 personel eksik çalışır.

Bilgi Akış Sistemi kurulursa, 1 kişilik personel açığı yarım kişiye veya sıfır'a düşer.

 

- Üretim firmalarında, maliyet muhasebesi yapılarak ürün sevkiyatı yapılıyor ise Ön Muhasebe Departmanı MUTLAKA 1 kişi eksik çalışır. Ayrıca bu firmalarda, üretim takip işlemi, alaylı üretim personellerinin yazı-çizi işlerinden hoşlanmaması sebebi ile ön muhasebenin sırtına kalmaktadır. Alaylı üretim personellerinin başındaki mühendis, ön muhasebenin ne iş yaptığını bilmediği için, ön muhasebeye karşı kendi personelini koruma eğilimindedir. Bu tarz firmalarda, ön muhasebe personelleri pratik ve zeki insanlardan oluşur. Ön muhasebe departmanında en az bir kişi kurmay pozisyondadır.

Bu firmalarda Bilgi Akış Sistemi zaten çok iyi bir seviyede kurulmuştur, Bu tarz üretim firmalarını eksiği Üretim Çıktı Takip Personelidir.

- Ön Muhasebeci, gün içerisinde ofis telefonları susmadığı için, elindeki bir işi, tek seferde başlayıp bitiremez. Sık sık araya giren sorular ve telefonlar sebebi ile konsantrasyon bozulur, 20 dakikalık iş 1 saatte tamamlanır.

- Ön Muhasebe departmanında telefon trafiği yoğun olan firmaların, Ön Muhasebe personelleri akşamları fazladan çalışmayı alışkanlık haline getirmişlerdir. Çünkü; akşamları telefon çalmaz, başlanılan iş takır takır bitirilir.

- Akşam mesaisi bol olan Ön Muhasebe departmanlarında, genel olarak 8 - 10 ayda bir Ön Muhasebe personelleri istifa ederek işlerinden ayrılırlar. İstifa süresi maksimum 1,5 yıldır.

- Sık sık ön muhasebe personeli değiştirilen firmalarda, İşletme ortaklarından en az bir kişi, zamanının büyük bir bölümünü muhasebe işlerine ayırmak zorundadır.

-İstikrarsız ön muhasebe, şirket ortağının veya şirket sahibinin de akşamları fazladan çalışmasına sebep olur. Şirket sahibi, eğer ön muhasebe işlerini tek tek takip etmez ise ipin ucunu kaçıracağını düşünür.

- Ön Muhasebe personeli sık sık değişen firmalarda, İşveren, Ön Muhasebe işini takip etmek zorunda kaldığı için, şirket, 5 yılda alacağı mesafeyi 7 yılda almaktadır. Şirket 7 nci yılına geldiğinde bile en uzun çalışan muhasebe personeli 1,5 yıl çalışmaktadır. Halbuki, bir şirketin en önemli sermayesi İNSAN'dır. işten ayrılan her insan, şirketin hafızasını da şirketin tecrübesini de yanında götürmektedir. 

Limon Yönetim Danışmanlığı Der ki;

Sistemi olmayan bir ön muhasebe departmanı, raporlama ve analizler için hiçbir zaman “kaliteli iş zamanı” ayıramayacaktır. İlgili ön muhasebe sorumlusunun özverisi ile bir ay veya iki aylık birsüre için bazı analiz ve raporlar oluşturulabilse bile ön muhasebe departmanlarında sistemli bir mesai kurgusu olmaz ise istikrarlı bir çalışma, raporlama veya analiz hizmetinden söz edilemeyecektir. 

 

Özverili çalışmasına rağmen sonuç alamayan personel veya kısım sorumluları er yada geç sorunlar yumağına dönen işlerin arasında bunalıp istifa edecek ve işletmenin idari anlamda belkemiği olan ön muhasebe departmanı, eskisinden daha da istikrarsız bir sürece doğru sürüklenecektir.

 

İşine kendi işi gibi sarılan özverili mesai arkadaşlarımızı kaybetmek pahasına çözümleri ötelemek, çok kıymetli kurmaylarımızı kaybetmemize sebep olabilir. Ticari faaliyetimizdeki idari hedeflerimizden birisi de “Özverili kadromuzla daha sağlıklı ve daha tutarlı şekilde büyümek ve kalkınmak” değil midir?

Her firmanın, ön muhasebesinin akılcı ve sonuç odaklı bir Yönetim Sistemine ihtiyacı vardır.

 

Limon Yönetim Danışmanlığı, yukarıda kısaca bahsedilen sorun ve sistemsel aksaklıkların ve daha birçok eksiğin farkındadır. İdari ve Mali İşlerin farklı departmanlarında geçen 20 yılı aşkın Mesleki kariyerinde, birçok senaryoyu, birçok farklı formatta görmüş ve çok sayıda alternatif çözüm ile irili ufaklı onlarca firmanın Yönetim sisteminde Detaylı, Sonuç Odaklı, Analitik ve Sorgulanabilir çözümler üretmiştir. Bu bilgi birikimi ve her geçen gün edindiği tecrübeler ile firmanızı İdari ve Mali açıdan yönetmenize yardımcı olmak için hazırdır.

© 2013 Powered By www.Limon.La